入社3年目までに覚えておきたいビジネススキル「Excel」をご紹介します。

仕事でMicrosoft Excel（以下、Excel）を使っている人は多いと思いますが、Excelが自由に使えるようになれば、仕事がしやすくなり、最近話題の「ワークスタイル変革」につながるのではないでしょうか？

そこで今回は、以下のようなテーマで解説をしたいと思います。

この様な疑問や悩みを解決するために、入社3年目までに身につけておきたいビジネススキル「Excel」をご紹介します。

本記事の内容はあくまで目安です。業界や職種によって、求められるExcelスキルは異なります。

パソコンの基本スキルとは何？

パソコンの基本スキルとは何でしょうか？

一般的にパソコンの基本スキルとは、パソコンの起動、マウス操作、インターネット検索ができることを指します。

ワード（Word）

文章を素早く正確に入力できることは歓迎される条件です。また、Wordのパソコン基本スキルとして求められるのは、作成した文書を誰が見ても読みやすいように書式設定する能力です。さらに、書式設定や表作成、画像の挿入などがスムーズにできることも「Wordの基本スキル」として求められます。

メモ帳などのアプリケーションを活用した外部文書の仕上げや、データベースからのラベル作成などを「基本スキル」とする企業もあります。

エクセル（Excel）

セル、表、シートの書式設定やヘッダー、フッターを調整する能力が求められます。また、誰が見ても読みやすい文書を作成するスキルも求められます。そのためには、表の作成や四則演算がスムーズに行えることはもちろん、SUMやAVERAGEなどの簡単な関数を問題なく扱えることが必要です。

また、企業によっては絞り込みや並べ替えも「Excelの基本スキル」と考えている場合もあります。

パワーポイント(PowerPoint)

PowerPointのスキルは、求人票に記載がない限り、WordやExcelのスキルほど重要視されない傾向にあります。PowerPointに求められる基本的なスキルは、スライドの作成、テキストや画像の挿入、利用シーンに応じた印刷設定などです。

若いときにExcelのレベルを上げておくと後が楽になる

結論から言うと、Excelは多ければ多いほど良いです。

例えば、勤務時間のうち毎日1時間ずつエクセルを使って仕事をするとします。年間200日働くと仮定すると、1年を通して200時間エクセルに触れていることになります。そして、仕事の改善によって、毎年5％ずつエクセルのスキルを上げることで時間を短縮できたとすると、どの様になるのでしょうか？

10年目には、作業時間を約60％短縮することができます。これは約70時間なので、10営業日分に相当します。

1日ずつ見ると、大した時間短縮にはならないかもしれませんが、積み重なるとかなりの時間になります。いかがでしょうか？早い段階からExcelのレベルを上げることの価値がお分かりいただけたかと思います。

もちろん、この例はモデルケースを簡略化したものですが、的外れなものではありません。Excelができるとミスが減り、評価も上がりやすくなります。

エクセルのスキルアップは、作業時間の短縮だけでなく、資料作成の精度も向上させることができます。作業が早くなり、ミスが減れば、その分他の業務に時間を割くことができます。

また、作業時間が短くなればなるほど、より多くの仕事を回せるようになり、経験値アップにつながります。

Excelのスキルアップは、「仕事が早くなりミスが減る」→「経験値が上がる」→「さらにスキルアップして評価が上がる」という好循環を生み出します。

入社1年目～3年目にできるようになるべきことは？覚えておきたいExcelのスキルをご紹介

それでは、入社1年目～3年目に求められる具体的なExcelスキルを解説します。これはあくまで目安であり、参考程度に考えてください。

1年目は、仕事の基本を学び、Excelに慣れることが大切である

入社1年目の新入社員は、学ぶべきことがたくさんあります。会社の仕組み、お客様の名前、電話の取り方、名刺交換の仕方など、覚えることがたくさんあります。

ひょっとすると、Excelのスキルアップなんてどうでも良いという人もいらっしゃると思われます。

1年目の終わりには、以下のようなことができるようになっていれば、合格ラインと考えるべきでしょう。

1年目の終わりまでに、次のような能力を身につけることが大切です。

簡単なグラフや表を作成することができる。
四則演算を用いた算術演算ができるようになる。
ショートカットキーが10個以上使えるようになる。
SUM関数やAVERAGE関数などの簡単な関数が使えるようになる。
2年目までに機能をマスターする。

入社2年目を迎えるころには、さまざまな業務をこなせるようになります。新入社員の頃とは違い、任される仕事のレベルも上がっているはずです。

それに伴い、Excelのスキルアップに取り組むとよいでしょう。特に、関数やグラフは他の人と差をつけることができるポイントです。関数を駆使して見やすいグラフを工夫し、作成できれば、自分の仕事に色をつけることができます。

以下のようなことができれば、上司や先輩からできる人と思われるかもしれません。

2年目までに身につけたいExcelのスキル

2年目までに身につけたいExcelのスキルは、次の通りになります。

表やグラフを見やすく加工できる。
10種類以上の関数を使いこなすことができる。
フィルタや表関数をスムーズに使うことができる。

3年目までにExcelで効率的な業務システムを構築できるようにする

3年目は一人前になる時期です。何かしたい時に、いちいち上司や先輩に聞かなくても、自分で考えて仕事をすることができるようになります。

この時期に、1年目、2年目で身につけたExcelのスキルを活かすことができれば、仕事は楽になり、幅が広がります。

例えば、ルーチンワークで使っているフォーマットを使いやすく改良してみたり、今まで手作業で行っていたことをExcelで自動化してみたりすることができます。業務改善の意識が芽生えると、自分の仕事を早く終わらせるだけでなく、チームへの貢献も期待できます。

3年目までに身につけたいExcelのスキル

3年目までに身につけたいExcelのスキルは、次の通りになります。

見る人を意識した資料作成ができる。
複数の関数を組み合わせて使用することができる
エクセルを使ってチームに貢献するシステムを作ることができる
VLOOKUP関数・ピボットテーブルが使えるようになる

面接でエクセルのスキルを聞かれたら？

面接でエクセルのスキルを聞かれたら、どの様に回答するべきでしょうか？

面接でExcelのスキルを聞かれた場合、どのように回答すればExcelのスキルをアピールできるのでしょうか？ここでは、面接でExcelのスキルを聞かれた場合の対処法や、企業が求めるExcelのスキルについて解説していきます。

面接で答えるべきこと

面接で答えるべきことについて解説します。

面接でExcelのスキルや習熟度について聞かれたら、「どれくらいの頻度で」・「どれくらいの期間」Excelを使ってきたかを説明すると、ポイントが伝わりやすくなります。次に、Excelで何ができるかを説明します。答え方の例としては、以下のようになります。

「私は3年前から営業事務として日常的にエクセルを使っています。データの入力や修正をして顧客情報を管理したり、四則演算や合計関数を使って見積書を作ったりしています。また、営業資料の表やグラフを作成し、ページを設定し、印刷することもしています。」

「日々の業務でエクセルを使っています。5年ほど前から、毎日の売上データを専用システムからダウンロードし、ピボットテーブルを使って営業担当者別、商品別の売上分析を行っています。以前は、品質管理部門に5年間勤務し、製品仕様などの測定データをマクロで分析していました。」

企業が求めるエクセルのスキルとは？

企業が求めるエクセルのスキルとは何でしょうか？

企業が応募者に求めるExcelのスキル、つまり「基本操作」は、業界や企業によって異なります。例えば、データ分析の仕事であれば、条件付き集計やマクロの自動化、ピボットテーブルの使用能力などが「基本操作」に含まれるかもしれません。自分のExcelスキルが企業が求めるものと異なっていないか、必ず確認するようにしましょう。

自分のスキルに自信がない場合は？

現在のExcelスキルに自信がない場合は、応募書類や面接で、まだまだ勉強中であることをアピールすることができます。また、「スクールに通っている」など具体的なワードを添えることで、向上心をアピールすることもできます。

基本操作」の基準は企業によって異なりますが、マイクロソフト社が認定するMOS資格は履歴書に書けるので、取得を目指すとよいでしょう。

まとめ

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