封筒の書き方に絶対不可欠なビジネスマナーとは何でしょうか？詳しく解説します。
ビジネス文書には、正式な書き方があって、マナーがあるのと同じく、封筒にもフォーマルな書き方やマナーが存在しています。ビジネスでの連絡にメールが使用されることが大半になった現代であればこそ、ビジネス文書を郵送する封書のマナーには気に掛けたいものです。
誤字や脱字をなくして、楷書で読みやすい字で書くだけではなく、マナーを順守して正式な封筒の書き方をしていたのなら、相手に良い印象を与えることが出来るでしょう。
封筒の書き方の基本は「縦書き」である
ビジネス文書を郵送するケースでは、封書の宛名に関しては、縦書きが大原則です。横書きの封筒を活用しているケースでは、宛名も横書きになるのではありますが、内容がお礼状またはお詫びなどのケースでは、見積書または請求書等々の重要文書、弔辞、目上の方への場合等は、宛名も縦書きにするとなお一層懇切丁寧な印象を与えられます。
また、弔辞等々の場合は別として、「二重封筒」を利用するようにして、封につきましては、セロテープ・ホッチキスなどは利用することなく、のり付けをしてください。
封筒の宛名の書き方。基本ルールについて
- 縦書封筒の表面の時は、住所は省略さずに「○○番○○号」まで漢数字を利用する
- 縦書き封筒の時は、裏面に「〆」・「封」等々の封字を書く
- 横書き封筒の時は、切手は右上に貼るのがルール
封筒の書式、書き方に関してはあなたの一番最初の印象を決定する
ビジネスでの伝達手段というのは、はるかにメールがたくさんになりましたが、その代わり、郵便物の重要度に関しては、従来よりも上がっています。郵便物が届けられて、まず最初に確認するのは「封筒」になります。その郵便物の一番最初の印象を決定するのは、パッケージである「封筒」なのです。その中でも就職や転職の履歴書等では、こちらの一番初めの印象が重要になります。
懇切丁寧に楷書で書くことや、いろいろな規定されたマナーを守らなければいけないことは言うまでもありません。ここからは、こういった重要度の高い郵便物を出すタイミングで必要な封筒の書き方・郵便番号・住所・宛名の書き方について解説していきます。
封筒の宛名の書き方に関しては「縦書きで手書き」が基本である
縦書きの方が、なお一層丁寧な印象を与えます。お礼状・お詫び・ご依頼等々の改まった内容であったり、目上の人への手紙に関しては縦書きが基本です。
ビジネスにおいての正式な文書を郵送するケースでは、その封筒は手書きが一般的と言えます。また、縦書きであるほどより懇切丁寧な印象を与えます。ダイレクトメールまたはプレスリリースであるとか、たくさんの方に出すカジュアルスタイルの案内であるのなら、横書きの宛名シールに印刷するという形でも支障はありません。しかしながら、お礼状・お詫び・依頼等々の改まった内容・見積書・請求書等々の重要書類・目上の人への手紙に関しては、縦書き・手書きが一般的と言えます。
縦書き封筒の裏面の書き方とは？
封締め（〆）
縦書き封筒の場合には、「〆」・「封」等々の封字を書きます。これに関しては「確かに封を致しました」という印です。これ以外に、「締」・「封」・「鍼」の字が使われることもあります。また、お祝い事においては、「寿」・「賀」を使用します。
封かん日
封筒の継ぎ目の右側に手紙を書いた日付である封かん日を書きます。
差出人の住所
中心線から左側に自分の住所を書きます。社用であるのなら、会社名や所属部署名も省略せずに、書きましょう。表面の宛名と比較して、小さめの字で書きます。郵便番号も省略しないで書きます。
差出人の氏名
封筒の継ぎ目の右側に、差出人住所と比較して大きな文字で書きます。
封筒の表面。縦書きでの宛名の書き方と切手の位置とは？
切手
縦書き封筒は和封筒とも言われています。縦書き封筒の場合には、切手を貼る位置は「左上」で、切手の枚数に関してはできる範囲で少なくしましょう。2列で貼っている事も見ることがありますが、残っている切手をかき集めて貼りつけた印象を与えてしまいます。記念切手の場合では、ビジネス上ピッタリのものをセレクトしてください。
郵便番号と住所
郵便番号枠の右端に揃えて、都道府県名から書きます。文字数・スペースを考慮しながら均等に割り振りましょう。スペースが不足してしまって、寸詰まりになっているものは外見的にも良くありません。数字に関しては、漢数字を利用して、住所は省略さずに、「○○丁目」の後に「○○番○○号」まで書きます。「－」を利用しても良いでしょう。ビル名・階数も省略しないで書きます。
宛名 会社名・部署名・肩書
中央に大きく、住所と比較して一段下げて書きます。会社名に関しては、（株）（有）などと省略せずに、「株式会社」・「有限会社」等と正式名称で書きます。部署名も分かっているケースでは、省略しないで書きます。肩書に関しては、短いケースでは名前の上、長いケースでは部署名に続けて書きます。
宛名 個人名
個人名を記入するという時は、会社名や部署名に「御中」は付けません。個人名の宛先の下に「様」を書くのみです。
「御中」・「様」の使い分けについて
返信用封筒については敬称を付ける
宛名の敬称は、
- 会社宛・部署宛であるのなら「御中」
- 個人宛であるのなら「様」
を活用します。
「会社名＋個人名」の場合では、会社名への「御中」は不要になって、個人名の「様」だけ付けます。「殿」に関しては、実際のところは目下の人に使用するものとされていますので使わないほうが良いと言えます。返信用封筒が付いているケースでは、封筒の宛名に、敬称が付いていなかったり、「○○宛」となっていることがたくさんあるでしょう。
敬称が付いていない場合はプラスして、「宛」となっているのなら二重線で消し去ってから、脇に敬称を付けるようにしましょう。
「在中」・「親展」であるとか、「外付け」の知識と書き方について
とりわけ注意しなければならない事項があるケースでは、縦書き封筒の左下に赤字や赤枠で「外付け」として知られる文字を書きます。オーソドックスなのが「親展」です。これに関しては「ご本人で自ら開封して下さい」ということを意味します。よく「親しみを込めて」といった主旨と勘違いしている方がいるので気をつける必要があります。
役員会の議事録であったり、人事関係の書類、公表されていないデータ、履歴書・職務経歴書であるとか、本人以外の目に触れて欲しくはないものには、「親展」の外付けを付けで送付します。
また、「親展」だけに限らず、「至急」「重要」等があります。重要な書類につきましては、「請求書在中」・「履歴書在中」であったり、書類の内容を書くと取り紛れることなく、確実に届けられます。
横書き封筒の裏面の書き方とは？
封かん日
右上に手紙を記した日付を入れます。
差出人の住所と氏名
封筒の横幅の3分の1に収まる様に、あなた自身の住所・会社名・所属部署名・氏名を記します。郵便番号も省略しない状態で書きましょう。
封締め
横書き封筒のケースでは、封字は省いてもOKなことになっています。
横書き封筒の表面の宛名の書き方と切手を貼る位置について
一般的に言うと洋封筒とも言われています。間違いがちな切手の位置など大丈夫でしょうか？早速チェックしましょう。
横書き封筒の表面の書き方とは？
切手
右上に貼ります。「縦長にしたタイミングで左上」になる位置に貼ると覚えておくと、わかりやすいでしょう。
郵便番号
書く位置に関しては、原則として切手の下、封筒の右下になります。縦長にした際に右上と覚えておいてください。
宛先住所と氏名
漢数字でも算用数字でもＯＫです。
宛名：会社名・部署名・肩書・名前
縦書きと一緒で、住所と比較してひと回り大きく、名前が一番大きくなるように書きます。
封筒の封を閉じる前にチェックするべきポイントについて
宛名を書き終わって、封をする前にチェックするべきことがあります。一つずつチェックしてみましょう。
二重封筒を利用する
フォーマルな手紙には、封筒の内側に薄い紙がある二重封筒を活用します。しかしながら、弔事のケースでは、不幸が重ならないようにという様な意味から、利用しないのがマナーになります。
封に関してはのりで貼り付ける
中の便箋であったり、封筒同士がくっつかないように注意してのり付けをします。セロハンテープまたはホッチキスは活用しないのがマナーになります。
便箋に関しては、2枚以上使用する
これまでは、1枚で書き終わると、機械的な印象を与えてしまうということにより、白紙の便箋を1枚付けていました。ここへ来てそこまで拘る必要はないものの、できる範囲で2枚以上書くことがマナーとされています。ちなみに、一筆せんにつきましては1枚でＯＫです。
便箋は三つ折・四つ折にする
封筒の大きさに合わせて、三つ折あるいは四つ折にします。角が揃う様にお気を付けください。洋封筒の場合には、四つ折が一般的と言えます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？封筒の書き方に絶対不可欠なビジネスマナーについて解説しました。
メールのやり取りがメインになった近頃でも、重要な局面でのビジネス文書の存在につきましては、まだまだ欠かすことができないものになります。郵送時のマナーに関しましては、ビジネスパーソンとして分かっておくことが求められます。
手紙などを書く機会が少ない現代であるからこそ、封書の書き方を習得し、相手に不快感を与えない最低限度のマナーを心得ておいた方が良いでしょう。
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