「ビジネスマナーの基礎知識の資料の作成方法がわからない」
「資料作成を任されたのですが、何を意識して、どの様に作れば良い？」
新入社員が初めて資料作成を任されたとき、何を意識して、どう作れば良いのでしょうか？
一番初めに、資料作成でたくさんの人がぶちあたる問題は大きく2つあります。一つは資料の具体的な作り方、もう一つは資料完成までの進行方法です。
こちらの記事では資料作成のコツと合わせて、資料作成をどういう感じで取り組めばよいのかという進捗管理のコツを、細部に亘ってご案内します。
ビジネスマナーの基礎知識・資料作成のコツとは？
作成時間は全体の2割で、残りの8割は計画である
資料の作成においては、「計画に8割・作成」に2割の時間を使用します。何よりも優先して資料作成の計画を立てることによって、時間を無駄にしないで資料を作ることができるのです。
資料作成と言われるら、まず最初にエクセルを開いて資料を準備しようとする方がいらっしゃいますが、これについては厳禁です。資料の構成であったり、利用するデータが何も整えられていなかったら、方向性が定めらなくなってしまうからです。
計画を立てるには、紙に記したり、パソコンのメモ機能を有効に利用して、箇条書きで書き出すのも望ましいと思います。資料に組み入れたいポイントを洗い出して、それをどういった風に組みたてるのか考えます。その中において、どういったデータが必要かをリサーチして、データを収集して、どういった風に使用したら効果的か考えて決めます。
構成ができあがり、それ以後はもう作るだけという状況になれば、パソコンを開いて資料作成をスタートさせましょう。
5Wを明らかにする
全体の構想を打ち出していくうえで、5W（When、Where、What、Why、Who）をはっきりさせましょう。5Wを明確にすることによって、資料の完成までのステップのイメージができたり、作成目標が明確になったりして、更に良いアウトプットに結びつきます。
- When（いつ）：でき上がった使用を配布するのはいつ？
- Where（どこで）：でき上がった資料を配布したり、発表したりするのはどのような場面？
- What（何を）：資料を通して、報告したい、販売したい、提案したいものは何？
- Who（だれに）：どういった方に対して資料を作成する？
- Why（なぜ）：こちらの資料を作り上げる目的と、具体化したい目標は何？
作成時間は最大2時間である
人が一度に一所懸命作業に取り組める時間に関しては、最大2時間になります。それ以上行ってしまうと、集中力が切れて、だらだらと資料作成を続けることになります。生産性がダウンする事は、会社にも自分にも良くないことであると思われます。
2時間が過ぎましたら、休憩とまでは行かなくても、2時間経過すればその他の仕事をするなど、創意工夫して資料作成に取り組んだ方が良いでしょう。
資料作成の心構え
会議等に向けて資料を作り上げるケースでは、どういったことに気をつけなければいけないのか、今回に関してはその基本をご覧に入れます。
資料作成の実践のコツとは？
結論と根拠を加えて書く
基礎的な資料では、「結論」と「根拠」を含めて書きます。最初に結論を示して、「根拠は〇〇」であったり「なぜなら〇〇」というイントロダクションから根拠や理由を述べましょう。
作成する資料においては、営業報告書・企画書・商談の参考資料であったり、種類が数多くありますが、結論や根拠の基本は一緒です。それらを閲覧する人のことをイメージして、その人達が一番手に入れたい情報に関しては何であるのかをしっかりと理解したほうが良いでしょう。それからあなた自身の伝えるべき情報を書けば、資料はすぐに出来上がります。
資料のフォーマットに関しては、「A4・横書き」が基本である
紙資料の場合には、フォーマットに関しては、A4サイズの横書きが基本的法則です。どうしてかと言えば、世間にはA4・横書きで記述された資料が一番多いからです。たくさんの人が見慣れているフォーマットになりますで、ごく自然に見ることが可能で、内容が頭に入ってき易くなります。
また、クラウド資料に関しては、GoogleドキュメントまたはGoogleスプレッドシートで作り、ドライブ上に保管しておくことがほとんどです。
資料の目的を明白にする
一番初めに、作成する資料が何を目的としてしているのかをチェックします。社外への営業用の資料であるのか、社内での報告書であるのか等、きちんと認識しておくことが重要になります。
検討材料としての資料につきましては、何を比較しなくてはならないのか？や、メリットまたはデメリットを把握した上で内容に織り込んでいくようにしてください。
読み手の立場で資料を作成する
たくさんのデータを添付したり、論文みたいに入れ子が多用されるような資料に関しては、どこが重要な要素であるのかがわかりづらくなります。ぱっと見で必要な情報にアクセスできるようにするなど、分量・構成・タイトル付け・デザイン等についても気にかけることが重要になります。
相手に理解してもらうための構成を勘案する
デザイン・レイアウトが見やすくても、資料の内容がわかりにくければ意味がないです。最後まで読まなければばならない資料も読者に大きな負担になります。
必要なメッセージまたは伝えたい内容をシンプルに列記していくというような配置や順序に気をつけて作りましょう。
図版やグラフをうまく利用しましょう
文章だけに限らず、図版・グラフも使用するようにするとイメージが伝わり易くなります。
スライドの資料の作成で気に掛けたいこととは？
１つのスライドに１つのメッセージ
１枚のスライドに内容を詰め込みすぎないようにした方が良いでしょう。１スライドで伝える内容に関しては、１つのメッセージにするようにしてください。
文章は簡潔にする
スライドの資料のケースは、文章はとても読みづらくなります。図表やグラフなどを有効活用して、最小限の文章でメッセージを伝えられるように創意工夫をしてみてください。
フォントを統一して、色は使い過ぎない
フォントは読みやすいもので統一してください。タイトルだからと言って、華やかなフォントをそこだけに使うと、全体を通じて非常に見にづらく、メッセージを伝えていく上で、むしろ邪魔なものになってしまうのです。
また、色も使いすぎないようにした方が良いでしょう。色使いが多すぎると、どれが内容のキーポイントであるのかが分かりづらくなります。
重要なポイントにつきましては、太字の赤色文字にする、強調したい部分については、下線を引くなど、装飾を統一して使用してください。
パソコンとスマホどちらでも使える書類作成におすすめの定番で無料のアプリとは？
書類作成ができるおすすめのアプリを2つご覧に入れます。どちら共定番のツールで、パソコンとスマホどちらにも対応しています。作り上げる書類の種類であったり、あなた自身のデバイスに応じて、使い勝手の良いものを使ってみることをオススメします。
書類作成におすすめアプリ
Wordはよく知られた文章作成のベーシックソフトで、ビジネスでも広く用いられておりまして、シーンに関係なくたくさんの人に利用されています。Wordにはオンライン版もあります。
インストール版に関しては、原則有料になりますが、オンライン版の「Office Online」なら0円で利用することができます。スマホアプリも配信されておりまして、iPhone・Androidの両方に対応しています。オンラインであれば、パソコンで編集した文書を、スマホのWordアプリで閲覧や編集することもできる為実用的です。
また、Wordにつきましては、テンプレートが豊富なのもキーポイントになります。ビジネス文書だけに限らず、請求書・カレンダー・予定表・チラシ・履歴書であったり、バラエティーに富んだ文書のテンプレートがラインナップされています。ゼロから作るのと比較して、圧倒的に効率が良いので、Wordの書類作成の大きな助けになってくれます。
GoogleドキュメントもWordと一緒で、人気抜群のアプリケーションです。Googleが0円で提供している文書作成アプリで、ブラウザ内で編集をしていきます。
ファイル保存を事細かにしてくれるので、数人でファイルをシェアしたり、編集することも出来ます。使用方法は、Wordに似ていまして、文字の装飾・コメント・画像挿入・変更履歴など広範囲に及ぶ機能が実装されています。
また、iOS・AndroidのGoogleドキュメントアプリを使用したら、お持ちのスマホまたはタブレットでも書類の作成ができます。
Google ドキュメントでオンライン資料を作成して PDF を編集。あらゆるデバイスからリアルタイムで共同編集でき、AI を活用して下書きやテンプレートなどを生成できます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？ビジネスマナーの基礎知識である資料の作成はどの様に進めれば良いのかについて、ご理解頂けたと思います。
ビジネス書類作成のキーポイントは、基本的な要素を押さえること
ビジネス書類作成のキーポイントは文章の技術では無く、基本の要素を押さえられているかどうかになります。
Wordにおいての書類作成に関しては、基本さえ押さえていれば、いくつもの種類の書類を作り上げることが出来ます。ご覧いただいた要素を一つひとつ埋めていくのみなので、初心者や新入社員でも簡単です。
また、Googleドキュメントなど、ここのところ文書作成ができるウェブツールもいっぱい準備されてきています。いずれも無料で利用できるので、Wordが無くても、書類の作成が可能です。是非とも活用してみてください。
もっと上を目指していきましょう！！
弊社では、「独自開発」の無刻印キーボードを販売しています。詳細に関しては、下記のURLから！
コメント