「ビジネスマナー「アポイント」の意味とは？」
「ビジネスマナー「アポイント」の取り方について知りたい」
上記の様な疑問をお持ちの方のために、こちらの記事では、ビジネスマナー「アポイント」の意味や取り方などについて解説します。
ビジネスマナー「アポイント」の意味とは？
ビジネスマナー「アポイント」の意味とは？
アポイントというのは、約束を意味する名詞のアポイントメントの略称です。
ビジネスシーンにおきましては、取引先と商談であったり、会議などの約束を行うとことをアポイントと言っています。
なお、英語のアポイントというのは指定するという意味を持つ動詞になります。名詞的に利用されている日本語のアポイントの意味とは違っておりまして、英語圏では通じないので気をつける必要があります。
「アポ」はアポイントの略称。社外の相手に使用しても良い？
ビジネスシーンにおきましては、アポイントをさらに省略してアポと言うケースがあります。
社内の相手または同一のプロジェクトのメンバーであるとか、いつもよりアポという言葉がよく用いられている組織の中において、使うのはOKなのですが、社外の相手と面談の約束をする場合にはふさわしい言葉ではございません。
アポというような言葉が、どんな方でも通じる言葉という訳じゃないということを覚えておいてください。
アポのNG使用例について
取引先に対して、「来週、アポを頂きたいと思っているのですが、いかがでしょうか？」
アポイントの依頼時には、アポは使用しません。このような時は「お時間を頂くことは可能でしょうか？」などがふさわしいです。
受付で、「御社の○○様と14時にアポがあって伺いました。」
受付においては「お約束があって伺いました」などと伝えましょう。
アポイントをとる前に準備しておくこととは？
取引先とのアポイントにおいては、打ち合わせやプレゼン、営業など何種類もの目的が存在しています。
何が目的でこちらのアポイントが必要なのか？、相手にとってどのようなメリットがあるのか？という部分について、はっきりさせておきましょう。また、初めてのアポイントにつきましては、取引先または担当者に関しましてある程度の前知識をため込んでおく必要があります。
2020年に関しては、新型コロナウイルスが影響を及ぼして、取引先まで移動して、対面で人と会うことがこれまでより困難になっています。アポイントの目的の明確化に関しては、今までよりも重要になっていくでしょう。
失礼にならないアポイントのルールについて
いよいよアポイントをとるにあたって、気に掛けておきたい点は、次に挙げる点になります。
「いつが宜しいでしょうか？」の質問は回避する
アポイント時に言ってしまうことがよくあるのが、「ご好都合が良い日をおっしゃってください」、「いつが宜しいですか？」の質問になります。
表面上は相手の都合が考慮されているように聞こえますが、相手にとりまして日程の候補日を提示するのに、負荷が掛かってしまうこともあります。
こちらから前もって打ち合わせの日程案を3、4個出して、相手の都合が悪ければ、その他の日時を提示するというような方法の方がスムーズに決まり易くなります。
アポイントの目的を相手とシェアする
相手と対面で話すという点は、相手の時間を頂くということを意味します。先方にとりまして、会うメリットを感じてもらうように「○○に関しましてお話したい」「新商品のご紹介を行いたい」といった風に、前もって目的をシェアしておいた方が良いです。
月曜の朝や、金曜の夕方はアポイントは回避する
アポイントの日時をこちらから提案するというようなケースでは、できるだけ回避したい時間帯が存在します。それは、月曜日の朝と金曜日の夕方になります。週明けと週末前には仕事が立て込んでいることがあり得るからです。
終了時間を明確にしておく
アポイントの開始時間だけに限らず、終わり時間も通知しておくことによって、相手もあなた自身も次の予定を企画しやすくなります。
電話やメールでのアポイントの注意事項について
アポイントを取る際においては、電話であったりメールというような連絡手段を利用するのが通例です。
電話でアポイントを取ることができれば、アポイントをお願いした側が、メールで日程を通知しておいてください。電話での約束に関しては、日時の聞き間違いが発生したり、忘れてしまう可能性だってあるのです。
また、定期的な案件であるのならば、打ち合わせ中に出席者の都合をチェックし合って、次回の日程調整をする時もあります。そういった状況では、後で出席者全員に決定した日程をメールで送信しておいてください。
アポイントを取る方法とは？
他社に訪問する時は、原則として事前にアポイント(面会の約束)を取ることがマナーになります。仕事をスムーズに進めるためにも、肝心な部分です。
始めて訪問する相手と既存の取引先であれば、伝える必要のある内容もバラバラになってきます。また、電話・メール・書面であったり、連絡の方法によっても気を付ける部分が異なって来るので注意をしてください。
伝える内容について
伝える内容について
挨拶
「はじめまして」・「お世話になっております」など、はじめて連絡を取る相手か取引先かが分かるようにしましょう。
自己紹介 (会社名・部署名・氏名)
初めて連絡を取る相手には、あなた自身が何者かがわかる様に省略しないで伝えましょう。
訪問の目的や内容 (案件・所要時間・訪問日時)
何度も連絡することにならないように、明確かつ簡潔に伝えることが求められます。日時を決定するケースでは、相手の都合を優先して、希望する日時をチェックします。
自分の連絡先 (住所・電話番号・FAX)
連絡の方法で伝える連絡先は変わりますので、事前にチェックをしておいてください。
その他
初めて連絡を取る相手には、どういう感じで連絡先を知ったのかを伝えた方が良いでしょう。また、複数人で伺うケースでは、訪問人数を伝えておいてください。
連絡を取る時の注意事項について
電話でする場合
- 連絡する時間を気に掛けて、始業時間・終業時間の前後、営業時間外は回避するようにしましょう。
- 担当者の氏名・日時は、間違えない様に、復唱をしてください。
- メモ帳・スケジュール帳などを初めに準備しておいてください。
メール・書面でする場合
- 誤字・脱字に気を付けましょう。
- 件名・タイトルは、内容がわかるものにしてください。
- 相手がメールや書面をチェックしたかどうか、確認をしてから訪問すると良いでしょう。
顔が見えないからこそ、相手に失礼がない様に、事前に伝える内容をチェックして、使用する言葉に気を配ってアポイントを取ってください。
人を紹介するときのマナーについて
人を紹介する順番にはマナーが存在します。基本的には、目下の人を先にして、目上の人を後にご紹介していきます。社内の人を紹介する際には、敬称を付けないようご注意ください。
アポイント率をアップさせるコツについて
営業活動を成功に導いて、受注率をアップさせるためには、アポイントが必要なことは分かりましたが、現実の上で初めての相手に連絡をとるのは緊張してしまって不得手だという方も多く見られるかもしれません。
「じょうずに話せなくて、アポイントにはつながらない」とお悩みの方であったり、「新規開拓をしたいので、これから先どんどんアポイントを取ることが求められる」というような方に向けて、話し方や話す内容、進め方にクローズアップして、アポイントの獲得率がアップするコツを解説します。
相手や状況次第で、話すべきフレーズなどが変化してしまいますので、次に挙げるコツは、必ずアポに結び付く事実ではなく、ケースバイケースで役に立つと考えてください。
話し方 声色で感情を伝える
電話というのは、離れた場所にいても話ができるユーザビリティの高い道具ではありますが、相手の顔であったり表情が見えないというデメリットが存在しています。あなた自身には、そのつもりが無くても、相手には暗いという印象を与えてしまう時もあります。
とりわけテレアポにおいては、早口になったり機械的になったりしてしまうことが多いです。一方的に機械的な声色で話されてしまっては、相手にとりまして、いくら魅力的な商材であったとしても、内容が頭に入ってこずに拒まれてしまいます。
テレアポにおいては、声色であなた自身の感情を表現することに注意して話すと、相手も聞いてくれるはずです。相手には見えていなくても、笑顔で話すことによって、おのずと声も明るくなって、相手への印象も良くなるでしょう。
話す内容 自社の商材に関して関心を寄せてもらう
自社の商材に関心をもってもらって、相手にとってメリットがある話だと感じたケースでは、アポイントに結び付きやすくなります。このため、自社の商材がどの様なものなのかをわかってもらうことが大事です。こうした場合、シンプルに分かりやすく伝えるということもキーポイントになります。
ひとつの例として「営業活動の効率化のお手伝いが可能です」と「当社の〇〇という製品を導入することを通して、営業活動の一括コントロールが可能で、自社の課題であったり、進捗状況もわかりやすくなり、業務の生産性がアップします」でしたら、後者の方が分かりやすく興味も湧くでしょう。開始するにあたり、セールストークを取り揃えておくことによって、担当者と電話口で話す際にもあせることなく済むでしょう。
電話をかける前とかけた後に記録に残しておく
テレアポに取り掛かる前に、電話する先の情報をリストアップしておいてください。企業名・住所・電話番号・業種・会社ホームページのURLに関しては、最低限記録しておくことをオススメします。
電話をかけた後は、いつかけたのか？担当者名は？など、どの様な内容を話したのかを記録しましょう。
担当者が不在で、もう一度かける必要のあるケースや、「今忙しいので次回かけてください」というような返答があった場合であったり、完全に拒まれた場合を除いては、まだチャンスがあります。電話の内容をきっちりと記録に残しておくことによって、再度の電話でアポイントに結び付くケースがあります。
電話の記録をエクセルで管理しているケースでは、ツールでの管理に変更することによって、顧客に紐づいた管理ができることになり、引き継ぎの時の情報共有なども容易です。
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